Le syndic et les assemblées de copropriétaires
Votre présence aux assemblées est nécessaire et indispensable à leur bon fonctionnement. Vous y êtes non seulement informé, mais vous participez effectivement aux prises de décisions et à la vie de la copropriété
Le syndic prépare les assemblées générales.
C'est au syndic qu'il incombe de préparer le budget prévisionnel du syndicat, de faire établir des devis lorsque des travaux sont envisagés, de proposer des contrats ou de recommander le choix d'une procédure. Il doit donc vous notifier, en même temps que la convocation, l'ensemble des documents sur lesquels vous aurez à vous prononcer : comptes de la copropriété, budget prévisionnel, conditions essentielles des devis des travaux ou des contrats de maintenance envisagés, contrat du syndic en cas de renouvellement, modifications éventuelles du règlement de copropriété, contrats...
Il tient à votre disposition, au moins un jour ouvré entre la date d'envoi de la convocation et la date de l'assemblée, toutes les pièces justificatives des charges de la copropriété (factures, contrats...).
Les modalités de cette consultation et, le cas échéant, celles de sa rémunération, sont fixées par l'assemblée générale.
La convocation de l'assemblée générale
Le syndic doit convoquer l'assemblée générale au moins une fois par an, mais il peut le faire toutes les fois qu'il l'estime nécessaire, ainsi qu'à la demande des copropriétaires ou du conseil syndical. La convocation est obligatoirement écrite, adressée par lettre recommandée avec avis de réception, ou remise contre récépissé ou émargement.
■ Son contenu est strictement réglementé.
Il comprend : »
le lieu, la date et l'heure de la réunion.
Sauf disposition contraire du règlement de copropriété, la réunion doit se faire dans la commune où se situe l'immeuble ;
l'ordre du jour précis établi par le syndic, avec chaque question devant être soumise à l'assemblée ;
l'indication des modalités de consultation des pièces justificatives des charges telles qu'elles ont été arrêtées en assemblée générale ;
toutes les pièces nécessaires aux copropriétaires pour apprécier la portée des décisions qu'ils seront appelés à prendre, et dont l'énoncé figure à l'ordre du jour. Ces pièces font l'objet d'une liste réglementée :
certaines conditionnent la validité de la décision (par exemple, les contrats et devis pour les travaux à voter, le ou les projets de contrat du syndic en cas de désignation du syndic, le ou les projets de résolution de certaines questions portées à l'ordre du jour) ;
certaines d'entre elles doivent de surcroît être conformes à un modèle type (ex : l'état financier du syndicat de copropriété, et le projet du budget présenté avec les comparatifs des documents correspondants de l'exercice précédent) ;
- d'autres pièces sont nécessaires à l'information du copropriétaire (ex : les annexes du budget prévisionnel, l'avis du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire).
L'assemblée générale ne peut pas se prononcer sur un sujet qui n'est pas préalablement inscrit à l'ordre du jour.
Le syndic doit tenir compte de l'ensemble des demandes qui ont pu lui être adressées par les copropriétaires ou le conseil syndical (par lettre recommandée avec avis de réception) pendant la période écoulée depuis la précédente assemblée et jusqu'à l'envoi de la nouvelle convocation.
■ La convocation est adressée aux copropriétaires, au moins 15 jours avant la date de la réunion. Ce délai est un délai minimum imposé par les textes, mais le règlement de copropriété de votre immeuble peut prévoir un délai plus long. En cas d'urgence justifiée, par exemple si des travaux ont dû être décidés à l'initiative du syndic, l'assemblée peut être convoquée sans respecter le délai de 15 jours.
Le déroulement de l'assemblée générale
Une feuille de présence indiquant le nom des copropriétaires est émargée par les copropriétaires présents et les mandataires des copropriétaires absents. Cette feuille de présence permet de compter les voix lors de chaque vote et de vérifier si les majorités requises sont réunies.
Chaque copropriétaire dispose d'un nombre de voix (exprimé en tantièmes) correspondant à sa quote-part dans les parties communes. Toutefois, lorsqu'un copropriétaire possède une quote-part des parties communes supérieure à la moitié, le nombre de voix dont il dispose est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires.
► Un président est élu au début de la réunion, éventuellement assisté de scrutateurs. Le syndic remplit les fonctions de secrétaire, sauf décision contraire de l'assemblée. Le président dirige les débats et appelle à voter.
Toutes les décisions sont prises en assemblée, selon les différentes règles de majorité précisées par les textes, auxquelles les copropriétaires doivent se conformer
Il appartient en général au syndic, secrétaire de l'assemblée, de rédiger le procès-verbal sur un registre, le cas échéant électronique. Le procès-verbal ne reprend pas le détail des discussions : il doit comporter le résultat de chacun des votes (le décompte des voix), sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour. Il doit indiquer le nom des opposants et abstentionnistes et leur nombre de voix. En outre, si un ou plusieurs copropriétaires opposants font des réserves sur la régularité des délibérations, le procès-verbal doit en faire état. Il est signé dès la fin de la séance par le président de l'assemblée, le secrétaire et les scrutateurs.
> Une fois par an, le syndic doit présenter à l'assemblée des copropriétaires le compte rendu de ses activités et les résultats financiers de la copropriété.
L'assemblée lui délivre un quitus pour l'année écoulée, il implique la ratification des actes passés du syndic, notamment ceux pris de façon autonome pour la gestion courante de l'immeuble. Il décharge le syndic de sa responsabilité vis-à-vis des copropriétaires et vis-à-vis des tiers.
L'approbation des comptes, qui doit faire l'objet d'un vote distinct du quitus, permet au syndic d'exiger de chaque copropriétaire le solde des charges de l'exercice écoulé.
Pour leur approbation par le syndicat, les comptes arrêtés à la clôture de l'exercice doivent faire l'objet de documents de synthèse présentés aux copropriétaires sous forme de tableaux conformes à des modèles type (figurant en annexe du décret comptable). Les comptes doivent être présentés aux copropriétaires avec le budget voté correspondant et comparatif des comptes de l'exercice précédent.
? Un copropriétaire opposant est un copropriétaire présent ou représenté lors de l'assemblée, qui a voté dans le sens opposé de la décision finalement prise par l'assemblée.
Un copropriétaire défaillant est un copropriétaire absent lors de l'assemblée et non représenté.
Le syndic ne prend part au vote que lorsqu'il est lui-même copropriétaire.
I Le syndic exécute les décisions de l'assemblée générale
Les décisions prises par l'assemblée des copropriétaires s'imposent à tous et doivent être exécutées.
Le syndic notifie les décisions votées aux copropriétaires opposants et défaillants par lettre recommandée avec avis de réception et dans un délai de 2 mois à compter de la tenue de l'assemblée générale.
Le syndic exécute ou fait exécuter les décisions prises par les copropriétaires : il procède aux appels de fonds nécessaires, règle les dépenses, embauche le personnel, surveille l'exécution des travaux conformément aux devis qui ont été approuvés, intente une procédure judiciaire à rencontre d'un copropriétaire ou d'un tiers...
Majorité des voix (tantièmes) de tous les copropriétaires, présents ou représentés pu absents (article 25, loi du 10.7.65). Si aucune décision n'est prise à cette majorité, deux hypothèses :
• soit le projet a recueilli un tiers des voix : l'assem blée peut procéder alors immédiatement à un second vote, cette fois à la majorité de l'article 24, sauf si l'assemblée générale décide de reporter la question à une assemblée ultérieure
soit le projet n'a pas recueilli le tiers des voix : une nouvelle assemblée convoquée dans le délai de 3 mois peut décider à la majorité de l'article 24.
• Désignation et révocation du syndic, approbation de son contrat précisant ses honoraires
•Désignation et révocation des membres du conseil syndical
•Travaux d'économie d'énergie amortissables sur une période inférieure à 10 ans
•Travaux obligatoires : ravalement imposé par l'administration, installation d'une porte de cabine sur un ascenseur à paroi lisse...
•Autorisation donnée à un copropriétaire d'effectuer à ses frais des travaux affectant les parties communes de l'immeuble (passage d'une canalisation, apposition d'une enseigne sur façade)
•Installation ou modification d'une antenne collective permettant de bénéficier d'une meilleure réception des émissions ou installation du câble
•Dispense d'ouverture d'un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat
•Constitution de provisions spéciales pour travaux d'entretien ou de conservation qui pourraient être nécessaires dans les trois ans à venir
•Installation de compteurs d'eau froide divisionnaires
•Détermination du montant des marchés de travaux au-delà duquel une mise en concurrence est nécessaire
•Suppression d'un vide-ordures pour raison d'hygiène
•Installation de dispositifs de fermeture de l'immeuble (interphone, digicode...) et organisation des périodes de fermetures compatibles avec l'exercice d'une activité autorisée dans l'immeuble.
Double ma|onle
Ma|onte de tous les copropriétaires (picseuls, représentes ou ibsenls) détenant au moins 2/3 des tantièmes (iiliclc 26, loi du 10 7 65)
Si lors de h premi'i" isse-mblec la décision concernant de s (rivaux d dmihontion n i pas rcum la double majorité nuis i ciotenu I derord de l.i majorité des ropiopm lairts tepic enl int ni moins 2/i des voix eJi s copropriétaires prescrits ou icpirsentcs Ip syndic doil convoquer une deuxième cisscmblee ejui pourn nlifie r la décision a celle demicie majonte
Unanimitéd es copropriétaires.
» Modification de la répartition des charges •Suppression d'un équipement collectif •Suppression du poste du gardien.
Le syndic doit obligatoirement convoquer
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